понедельник, 1 сентября 2014 г.

ТАЙМ - МЕНЕДЖМЕНТ

   Продолжаю свою серию болтологий. И сегодня хочу, рассказать про семинар - тренинг, который я посетила достаточно давно ТАЙМ - МЕНЕДЖМЕНТ. 
Опять же в этой теме я не специалист, и просто поделюсь тем, что сама узнала, опираясь на материал, который нам раздали на тренинге. 


Цена времени:
"Чтобы узнать цену года, спроси студента, который провалился на экзамене"
"Чтобы узнать цену месяца, спроси мать, родившую преждевременно"
"Чтобы узнать цену недели, спроси редактора еженедельника"
"Чтобы узнать цену часа, спроси возлюбленного, ждущего свою возлюбленную"
"Чтобы узнать цену минуты, спроси опоздавшего на поезд"
"Чтобы узнать цену секунды, спроси того, кто потерял близкого в автомобильной катастрофе"
"Чтобы узнать цену одной тысяч ной секунды, спроси серебряного медалиста Олимпийских игр"

Схема управления временем, заключается в том, что эффективное управление собой и временем можно разделить на отдельные тематические блоки:
1. Определение целей
2. Расстановка приоритетов  
3. Планирование
4. Делегирование полномочий
5. Реализация намеченного плана действий 
5.1. Преодоление стремления отложить "на потом"
5.2. Управление помехами

Теперь предлагаю пройти тест для определения стиля управления временем. Отвечать на вопросы нужно максимально честно, спонтанно или так как Вы по ступаете в большинстве случаев. Отвечайте ДА, если утверждение верно, НЕТ если утверждение ложно. 
1. Я всегда принимаюсь за дело немедленно, без проволочек. 
2. Бюрократия препятствует продуктивности. 
3. Я хорошо справляюсь с кризисными ситуациями. 
4. Если хочу с кем-нибудь пообщаться, я обычно назначаю встречу заранее. 
5. Я специально выделяю время на то, что необходимо сделать. 
6. Я принимаю определенную Систему Управления Временем и придерживаться ее. 
7. Правила и граница существуют для того чтобы их нарушать. 
8. Я быстро принимаю решения согласно ситуации и действую соответственно. 
9. Системы Управления Временем работают для некоторых людей - но только не для меня. 
10. Я стараюсь встроить все дела в свой нормальный рабочий режим, если это возможно. 
11. Я всегда использую список задач или дел, которые необходимо сделать. 
12. Мой еженедельник всегда отражает текущую ситуацию. 
13. Я всегда тщательно готовлюсь к встречам. 
14. Я оперативно реагирую на смену приоритетов. 
15. Сначала я действую, а потом говорю. 
16. Обычно я могу положиться на свою память. 
17. Встречи в режиме мозгового штурма наиболее продуктивны. 
18. Бизнес-корреспонденцию нужно тщательно изучать. 
19. Я веду записи всех встреч и обсуждений. 
20. Я трачу  80% времени на 20% наиболее важных задач. 
21. Минута, за таращенная на планирование, часто сберегает 10 минут на выполнение самой работы. 
22. Каждая ситуация требует особого подхода. 
23. Я предпочитаю действовать, а не планировать. 
24. Я обычно быстро нахожу нужные документы в своих папках. 
25. У меня всегда по рукой ручка, бумага, список задач, коммун каток и/или ноутбук. 
26. Очень важно все делать правил но с первого раза, чего бы это не стоило. 
27. Я всегда рассматриваю и сопоставляв различные данные. 
28. Иногда нужно попробовать сделать что-то, чтобы понять, получится ли у тебя. 
29. Я никогда не тяну время. 
30. Любое решение лучше, чем отсутствие решений. 
31. Мне нравится все время пробовать разные подходы к выполнению задач. 
32. Я смогу справиться с несколькими сложными задачами одновременно. 
33. Я стараюсь составить план на любой случай. 
34. Я редко действую импульсивно. 
35. Система, по которой я работаю, создана предупреждения неприятных сюрпризов и проблем. 
36. Я никогда не принимаю скоропалительных решений. 
37. Ничего не должно оставаться без изменений слишком долго. 
38. Повестки рабочих встреч убивают креативносить. 
39. Одно исключение часто лишает правило смысла. 
40. Умелое администрирование - это ключ к достижению результата. 

Анализ стиля:
нужны только положительные ответы. 

1, 3, 8, 14, 15, 23, 29, 30, 32, 38 - ПОЖАРНЫЙ
2, 7, 9, 16, 17, 22, 28, 31, 37, 39 - ОППОРТУНИСТ 
4, 5, 13, 18, 29, 21, 26, 33, 34, 39 - ПЛАНИРОВЩИК 
6, 10, 11, 12, 19, 24, 25, 27, 35, 40 - АДМИНИСТРАТОР 

Посчитайте в какой строчке, положительных утверждение больше. 

У меня получилось одинаковое количество ОППОРТУНИСТ и АДМИНИСТРАТОР :) 

АДМИНИСТРАТОР
- обожает любую систему и старается все привести в соответствие с ней
- не любит сюрпризы, любые отступления от правил и эксперименты 
- всегда имеет доступ к информации - как важной, так и незначительной
- регулярно проводит ревизию существующей системы и совершенствует ее
- ортодоксален, организован, но инициативу проявляет только при разработке систем, сводов правил...

ПОЖАРНЫЙ
- ненавидит планирование и подготовку
- ему не терпится "приняться за дело" 
- обожает сталкиваться с кризисами и проблемами и решать их 
- чрезвычайно решителен; гордится тем, что может реагировать согласно ситуации
- предприимчив 
- действует скорее согласно интуиции, чем логическим размышлениям

ПЛАНИРОВЩИК
- тратит много времени на планирование будущих действий
- взвешивает все детали и рассматривает любые возможные непредвиденные обстоятельства
- редко делает что-либо непреднамеренно
- всегда отлично подготовлен к деловым встречам 
- в некотором роде перфекционист 
- будет тянуть время, если не уверен в результате 

ОППОРТУНИСТ
- бессистемный и часто неорганизованный
- ненавидит ограничения, правила и регламенты 
- обожает перемены; очень изобретателен и креативен
- терпеть не может бумажную работы и рутину в целом
- постоянно вносит в работу какие-либо новшества 
- полагается на свою память, но при этом может быть очень забывчивым. 

Большинство людей обладает смешанным стилем управления временем - это. Стиля зависит от текущей ситуации, образования, пройденных тренингов и личности каждого человека. Тем не менее иногда один стиль является доминирующим и, хотя в определенных обстоятельствах это бывает эффективным, преобладание одного стиля может привести к трудностям. 

Теперь некоторые рекомендации для постановки целей:
1. Цель должна быть сформулировала позитивно. (НЕТ: Я не хочу терпеть неудачи. ДА: Я хочу эффективно работать с клиентами)
2. Убедитесь что цель зависит от Вас, находится в сфере Вашего непосредственно от влияния. 
3. Как Вы поймете, что достигли результата. Что Вы увидите, услышите и почувствуете в этот момент. 
4. Где, когда и с кем. (Я хочу работать в сплоченней команде коллег (одна) , в светлом офисе (на Крайнем Севере), пять раз в неделю)
5. Экология. (Что произойдет, когда Вы достигните этой цели)
6. Определите, выбран ли соответствующий масштаб обобщения. (Если цель слишком глобальная, разделите ее на более мелкие куски и пропишите их как отдельные цели)
7. Какие ресурсы необходимы для достижения цели? (Сколько времени нужно? Какая информация нужна? Какие навыки?...)
8. Какие препятствия мешают Вам достичь результата прямо сейчас?
9. Первый шаг! С чего Вы начнете? (Может начать бегать с утра, или прийти на работу вовремя... Цель этого шага - запустить цепочку событий, которая приведет Вас к назначенной цели. 

SMART - КРИТЕРИИ ФОРМИРОВАНИЯ ЦЕЛИ

SMART - стандарт постановки целей и задач, который учитывает пять важнейших характеристик целей. 

S   Specific           Конкретная
M   Measurable    Измеримая
A   Achievable      Достижимая
R   Relevant         Релевантная
T   Time bound    Ограниченная по времени

Методы составления краткосрочных и оперативных планов можно посмотреть тут

ОБЩИЕ СОВЕТЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Начало дня: 
1. Начните день с позитивным настроением! :)
2. Перед началом работы  перепроверьте планы дня (оценить важность и срочность запланированных дел, возможность учета своих биоритмов).
3. Начинайте работу с ключевых задач. При необходимости, уточните/смогла суйте свои планы с коллегами, сотрудниками. 

Основное время: 
1. Выбирайте удобные для Вас сроки. 
2. Не втягивайтесь в выполнение дополнительных "неотложных дел":
- осуществлять проверку таких дел - "необходимо ли это?"
- каковы будут потери, если ничего не предпринять?
- необходимо ли Ваше личное участие?
- можно ли делегировать решение этой проблемы?
3. Избегайте импульсивных/ эмоциональных действий. 
4. Своевременно делайте паузы. 
5. Выполнять мелкие однородные дела "сериями". 
6. Завершайте начатое (можно много времени потратить на повторное включение в задачу).
7. Используйте "промежуточное" время с пользой. 
8. Выделайте пол часа - для себя (для полной концентрации). 

Завершение дня:
1.  Про контролирует результаты дня. 
2. Примите решение относительно не деланного. 
3. Составьте план на следующий день. 

Вот! Надеюсь Вам было не скучно, а полезно :)

4 комментария:

  1. Все дочитали но на комментарии не хватил сил что ли))))
    Про "на Крайнем Севере" это прям про меня сейчас))))))) хихи)))))
    сделала тест - я 100% - оппортунист) И это кажется плохо)))) Найду работу и углублюсь в тайм-менеджмент) Спасибо, Танюш за просвещение)))

    ОтветитьУдалить
  2. Наверно))
    Знаешь, я вообще не думала что кто то будет читать это пост))
    Но смотрю по статистике он так часто смотрится))
    Как объясняли нам, хорошо когда все 4 стиля в примерно равной степени - для этого наверно и учат нас всему, чтоб мы были развиты))
    Хочу еще пару подобных постов написать, вот думаю...

    ОтветитьУдалить
  3. А да??? Ну у меня почти в равной степени))) Значит не так всё запущено)))
    Будет интересно, пиши обязательно))

    ОтветитьУдалить
  4. Хорошо))) Один читатель у меня точно будет !!! :)

    ОтветитьУдалить